Passer du cahier et d'Excel à un logiciel de gestion semble intimidant. Combien de temps cela va-t-il prendre ? Faut-il arrêter l'activité pendant la transition ? Mon équipe va-t-elle s'adapter ? Ces questions sont légitimes. La réponse : avec un plan structuré, vous pouvez digitaliser entièrement votre agence en une semaine sans interrompre votre activité. Voici le plan jour par jour.
Jour 1 : Inscription et import de votre flotte
Durée estimée : 1 à 2 heures
Commencez par créer votre compte NextFlotte. L'inscription prend moins de 2 minutes : nom de l'agence, email, téléphone, ville. Vous accédez immédiatement à votre espace dédié avec votre propre sous-domaine (votre-agence.nextflotte.com).
Ensuite, ajoutez vos véhicules. Deux options :
- Import automatique depuis GestFlotte : si vous utilisez déjà GestFlotte, lancez l'importation depuis les paramètres. Le module récupère automatiquement vos véhicules avec toutes leurs informations (marque, modèle, immatriculation, kilométrage, etc.).
- Saisie manuelle : si vous partez de zéro ou d'Excel, ajoutez chaque véhicule via le formulaire en 4 étapes. Pour une flotte de 15 véhicules, comptez environ 45 minutes.
Si vous utilisez actuellement GestFlotte ou un autre logiciel de gestion, NextFlotte propose un module d'importation automatique qui récupère vos véhicules, clients et historique en quelques clics. La transition se fait sans ressaisie manuelle et sans perte de données.
À la fin du Jour 1, tous vos véhicules sont dans le système avec leurs informations de base.
Jour 2 : Configurer les clients et les tarifs
Durée estimée : 1 à 2 heures
Ajoutez vos clients existants. Si vous avez un fichier Excel avec les noms, numéros de CIN et coordonnées, vous pouvez les saisir dans NextFlotte. Pour les nouveaux clients, vous utiliserez le scanner IA à partir du Jour 7 pour accélérer la saisie.
Configurez ensuite les paramètres de votre agence :
- Logo et cachet : uploadez le logo de votre agence et votre cachet pour qu'ils apparaissent automatiquement sur les contrats et factures PDF.
- Tarifs par défaut : définissez les tarifs journaliers par catégorie de véhicule (A, B, C, D). Ces tarifs seront proposés par défaut lors de la création de réservations, mais restent modifiables au cas par cas.
- Conditions générales : personnalisez le texte des conditions générales qui apparaît sur vos contrats.
Jour 3 : Première réservation et contrat PDF
Durée estimée : 30 minutes
C'est le moment de tester le processus complet sur une vraie réservation. Créez une réservation en 4 étapes :
- Étape 1 : Sélection du véhicule et des dates. Le planning vous montre la disponibilité en temps réel.
- Étape 2 : Sélection du client (ou création si nouveau). Ajoutez éventuellement un second conducteur.
- Étape 3 : Tarification. Le tarif est calculé automatiquement selon la durée et la catégorie. Ajustez si nécessaire et définissez la caution.
- Étape 4 : Récapitulatif et validation. Vérifiez toutes les informations et confirmez.
Une fois la réservation créée, générez le contrat PDF en un clic. Le document inclut le logo de votre agence, toutes les informations de la réservation, les conditions générales et l'espace de signature. Imprimez-le ou partagez-le directement depuis l'application.
Jour 4 : Paiements et trésorerie
Durée estimée : 30 minutes à 1 heure
Familiarisez-vous avec le module de paiements. Pour chaque réservation, vous pouvez enregistrer un ou plusieurs paiements dans cinq modes : espèces, chèque, effet de commerce, TPE (carte bancaire) et virement bancaire. Chaque paiement par virement peut être accompagné d'un justificatif en pièce jointe.
Explorez ensuite le module de trésorerie. Ce module va au-delà des paiements de location : il vous permet de suivre toutes les entrées et dépenses de votre agence (carburant, entretien, loyer, salaires, divers). Créez quelques entrées pour vous familiariser avec le système. À partir de maintenant, chaque mouvement financier sera tracé et catégorisé.
Le tableau de bord vous affiche en temps réel : le total des recettes, le total des dépenses, le solde, et les paiements en retard.
Jour 5 : Alertes et sous-modules véhicule
Durée estimée : 1 à 2 heures
Cette étape est cruciale pour la maintenance de votre flotte. Pour chaque véhicule, renseignez les informations des 8 sous-modules :
- Assurances : numéro de police, compagnie, date de début et de fin. NextFlotte vous alertera automatiquement avant l'expiration.
- Visites techniques : date de la dernière visite et date de la prochaine. Alerte automatique avant l'échéance.
- Autorisations de circulation : date d'expiration et alertes associées.
- Vidanges : kilométrage de la dernière vidange et intervalle prévu. Alerte basée sur le kilométrage actuel.
- Entretiens planifiés : programmez les entretiens récurrents (courroie de distribution, plaquettes de frein, etc.).
- Entretiens réalisés : historique complet des interventions passées.
- Garanties : dates et conditions de garantie constructeur ou étendue.
- Financements : suivi des mensualités de crédit ou de leasing.
Une fois ces informations renseignées, le tableau de bord affiche automatiquement les alertes avec un code couleur : vert (tout va bien), orange (échéance proche) et rouge (en retard ou expiré). Vous ne raterez plus jamais une échéance.
Jour 6 : Rôles utilisateurs et formation de l'équipe
Durée estimée : 1 heure
Si vous avez des employés, c'est le moment de leur créer des comptes. NextFlotte propose un système de rôles et permissions granulaire : vous définissez exactement ce que chaque utilisateur peut voir et faire.
Exemples de configuration :
- Agent d'accueil : peut créer des réservations, des contrats et des paiements, mais ne peut pas voir les statistiques financières ni modifier les paramètres.
- Comptable : accès complet à la trésorerie et aux paiements, mais pas à la gestion des véhicules.
- Gérant : accès à tout, y compris les statistiques et les paramètres.
Formez votre équipe en leur montrant les trois actions qu'ils utiliseront le plus souvent : créer une réservation, enregistrer un paiement et générer un contrat. L'interface est conçue pour être intuitive — la plupart des agents sont autonomes après 20 à 30 minutes de prise en main.
Jour 7 : Scanner IA, assistant Darija et mise en production
Durée estimée : 30 minutes
C'est le jour du lancement. Activez et testez les deux fonctionnalités IA de NextFlotte :
Scanner IA de documents : ouvrez le formulaire de création client, cliquez sur « Scanner un document » et photographiez une CIN ou un permis de conduire. Les informations sont extraites automatiquement en quelques secondes. Cette fonctionnalité est incluse gratuitement dans votre pack.
Assistant IA en Darija : si vous avez souscrit l'option assistant IA (500 MAD/an), testez-le avec des requêtes concrètes : « Chhal dyal tomobilat disponibles ghda ? », « Aatini le CA dyal had chhar », « Génère la facture dyal la réservation R-2026-0001 ». L'assistant comprend le Darija, le français, l'arabe, l'amazigh et l'anglais.
Installez l'application en mode PWA sur les téléphones de votre équipe : ouvrez NextFlotte dans le navigateur du téléphone et choisissez « Ajouter à l'écran d'accueil ». L'application s'installe comme une app native, sans passer par un store.
Votre agence est maintenant digitalisée. À partir de ce jour, chaque réservation, chaque paiement, chaque contrat et chaque alerte passe par NextFlotte.
En une semaine, du cahier au tableau de bord
Récapitulatif du plan de 7 jours :
- Jour 1 — Inscription + import flotte (1-2h)
- Jour 2 — Clients + tarifs + paramètres (1-2h)
- Jour 3 — Première réservation + contrat PDF (30min)
- Jour 4 — Paiements + trésorerie (30min-1h)
- Jour 5 — Alertes + sous-modules véhicule (1-2h)
- Jour 6 — Rôles + formation équipe (1h)
- Jour 7 — Scanner IA + assistant Darija + go live (30min)
Temps total : entre 6 et 10 heures réparties sur 7 jours, sans interrompre votre activité quotidienne. À la fin de la semaine, vous passez du cahier au tableau de bord, de la saisie manuelle au scanner automatique, du suivi approximatif aux alertes en temps réel.
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